Política de Tratamiento de Datos Personales
SIE ISO 2016 S.A.S. (nombre comercial SIE Asesorías), NIT 900.973.991-3, con domicilio principal en Bogotá, Colombia, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que sus clientes, colaboradores y usuarios de la plataforma NICC le suministran en el marco de la prestación de sus servicios de consultoría y del uso del software NICC en la nube. Al utilizar la plataforma o al activar el canal de WhatsApp, el titular declara haber leído y comprendido esta política (versión 2.0), que reemplaza la versión de enero de 2025.
1. Marco legal
Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), que regulan la protección de datos personales en Colombia. En lo relativo a los canales y horarios de contacto se observa además la Ley 2300 de 2023, que protege el derecho de las personas a no ser contactadas fuera de horarios razonables ni por medios no autorizados. Para clientes en Ecuador y Panamá, SIE aplica los mismos principios de esta política como estándar mínimo de tratamiento, sin perjuicio de la normativa local de protección de datos que resulte aplicable en cada país.
2. ¿Qué información tratamos?
En el uso normal de la plataforma NICC y de nuestros servicios de consultoría, tratamos:
- Datos de identificación y contacto de los usuarios de la firma cliente: nombre, cargo y rol dentro de la organización y del sistema, correo electrónico, teléfono y número de celular.
- Información corporativa de la firma cliente: NIT, razón social, datos de facturación.
- Datos de uso de la plataforma: accesos, tareas asignadas, fechas de gestión y registros de actividad.
- Evidencias y papeles de trabajo que la firma cliente carga en NICC para documentar su Sistema de Control de Calidad — información que es propiedad de la firma cliente y sobre la que SIE actúa como encargado del tratamiento, no como propietario.
No recolectamos datos sensibles, como origen racial, salud, orientación política, religiosa o sexual, ni datos biométricos.
3. Finalidad del tratamiento
Usamos esta información exclusivamente para: prestar el servicio contratado, dar soporte técnico y acompañamiento normativo, gestionar las tareas y obligaciones de cumplimiento de los clientes, enviar notificaciones de tareas y vencimientos por correo electrónico y, únicamente con autorización expresa del titular, por WhatsApp, facturar y gestionar la relación comercial, y cumplir obligaciones legales y tributarias. No usamos la información de sus clientes ni de sus encargos con fines comerciales, publicitarios o de perfilamiento, y no la compartimos con terceros salvo obligación legal o autorización expresa suya. A través de WhatsApp no se envía publicidad de ningún tipo: el canal se usa exclusivamente para avisos de tareas y vencimientos.
4. Canal de WhatsApp
- Autorización: el envío de mensajes por WhatsApp requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, otorgada al activar el canal en la plataforma.
- Revocación: el titular puede revocarla en cualquier momento desde la sección "Mis datos" de la plataforma o respondiendo BAJA a cualquier mensaje recibido. La revocación no afecta el envío de notificaciones por correo electrónico.
- Horarios: los mensajes se envían de lunes a viernes entre las 7:00 y las 19:00, y los sábados entre las 8:00 y las 15:00. No se envían mensajes los domingos ni los días festivos.
- Frecuencia: se envía como máximo un mensaje por día a cada titular.
- Constancia: tanto la autorización como la revocación quedan registradas y se informan al titular mediante un correo electrónico de constancia.
5. Transferencia internacional de datos
Los mensajes de WhatsApp se procesan a través de la plataforma WhatsApp Business (WhatsApp Business Platform) de Meta Platforms, Inc., cuyos servidores se encuentran fuera de Colombia. Al activar el canal, el titular autoriza expresamente esta transferencia y transmisión internacional, limitada al número de celular y al contenido del aviso necesarios para entregar el mensaje. El tratamiento realizado por Meta se rige además por su propia política de privacidad, disponible en https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy.
6. Seguridad y conservación de la información
El acceso a cada encargo y cada módulo de NICC está controlado por perfiles y permisos: solo los usuarios autorizados por la firma cliente pueden ver su información. Las comunicaciones con la plataforma viajan cifradas (HTTPS), la actividad queda registrada en la plataforma y el almacenamiento de evidencias se realiza en infraestructura con controles de acceso y respaldo independientes del servidor de aplicación.
Los datos se conservan mientras dure la relación contractual y durante los plazos exigidos por la normativa contable, tributaria y de protección de datos aplicable; vencidos estos, se suprimen o se anonimizan.
7. Sus derechos como titular
Como titular de datos personales, usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de su información cuando no exista un deber legal o contractual de conservarla, a solicitar prueba de la autorización otorgada y a ser informado sobre el uso dado a sus datos, así como a revocar la autorización otorgada para su tratamiento, en los términos de la Ley 1581 de 2012.
8. ¿Cómo ejercer sus derechos?
Puede ejercer cualquiera de estos derechos escribiendo a proyectos@sieasesorias.com, indicando su solicitud y los datos que permitan identificarlo. Las consultas se responden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, contados desde su recepción, conforme a la ley. Una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable, puede presentar su queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en www.sic.gov.co.
9. Vigencia y modificaciones
Esta política (versión 2.0) rige desde el 7 de octubre de 2026 y reemplaza la versión de enero de 2025. Cualquier cambio sustancial será publicado en esta misma página y, cuando corresponda, comunicado directamente a los usuarios registrados en NICC.